VISI "TERWUJUDNYA PEMERINTAH KOTA PROBOLINGGO YANG DEMOKRATIS"                              MISI "Menggerakkan penyelenggaraan pemerintahan yang transparantif, aspiratif dan akuntabel, Meningkatkan efektifitas kinerja DPRD,Mendorong peran serta masyarakat dalam pengambilan kebijakan"

  • logobaru - Copy.jpg
  • WEB.jpg
  • WEB1.jpg

Tentang Setwan DPRD Jatim

Sebagai  pelaksanaan ketentuan pasal 17 Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 8 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tatakerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Jawa Timur yang diundangkan dalam Lembaran Daerah Provinsi Jawa Timur tanggal 22 Agustus 2008 Nomor 1 Tahun 2008 seri D. Maka diterbitkan Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 78 Tahun 2008

Tentang

Uraian Tugas dan Fungsi, Bagian dan Sub Bagian Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur

URAIAN TUGAS  DAN  FUNGSI

I. BAGIAN UMUM

Bagian umum mempunyai  fungsi :

    Pelaksanaan  tata  usaha DPRD dan sekretariat  DPRD
    Pelaksanaan administrasi kepegawaian  Sekretariat  DPRD
    Penyiapan  sarana  dan  Prasarana  kegiatan  DPRD  dan Sekretariat  DPRD
    Pelaksanaan  Pengaturan, pemeliharaan, perawatan dan  penggunaan barang-barang  invertaris  serta  kendaraan  dinas
    Pelaksanaan urusan rumah tangga , keamanan / ketertiban kantor, rumah dinas pimpinan dan mess DPRD
    Pelaksanaan ke protokolan DPRD dan Sekretariat DPRD
    Pelaksanaan barang dan jasa
    Pengumpulan laporan tahunan  kegiatan DPRD dan Sekretariat DPRD
    Pelaksanaan tugas-tugas lain yang di berikan oleh Sekretaris DPRD

*      Bagian umum terdiri atas:

1.      Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian

2.      Sub Bagian Humas

3.      Sub Bagian Rumah Tangga

Masing- masing Sub Bagian di Pimpin oleh Sub Bagian yang berada di bawah dan ber tanggung jawab kepada Kepala Bagian

Ø  Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian, mempunyai Tugas :

a.       Melakukan pencatatan surat masuk dan keluar

b.      Menyiapkan, surat dinas, undangan rapat-rapat kunjungan kerja

c.       Melakukan pengandaan, distribusi surat-surat dinas , undangan rapat-rapat dan kunjungan kerja

d.      Mengelola administrasi kepegawaian

e.       Menyiapkan dan menghimpun berkas keanggotaan DPRD

f.       Menyiapkan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)

g.      Melakukan tata kearsipan

h.      Melaksanakan tugas-tugas lain yang di berikan oleh Kepala Bagian

Ø  Sub Bagian Humas mempunyai tugas :

a.       Menghimpun data dan menyiapkan bahan koordinasi penyusunan program

b.      Melaksakan pengelolahan data

c.       Melaksanakan perancanaan program

d.      Menyiapkan bahan penataan kelembagaan dan ketatalaksanaan

e.       Menghimpun data dan menyiapkan bahan penyusunan program

f.       Melaksanakan monitoring , evaluasi  dan penyusunan laporan

g.      Melaksanakan pengadaan barang dan jasa untuk keperluan DPRD dan Sekretariat DPRD

h.      Melaksanakan inventarisasi sarana dan prasarana ,usulan penghapusan asset yang di kelola Sekretariat DPRD

i.        Melaksanakan pemeliharaan kendaraan dinas, sarana dan prasarana inventaris Sekretariat DPRD

j.        Melaksanakan pengelolaan administrasi , penyimpanan, pemeliharaan pendistribusian barang daerah

k.      Mempersiapkan bahan penyelesaian sengketa dan tuntutan ganti rugi yang menyangkut pengadaan barang dan jasa

l.        Melaksanakan tugas-tugas lain yang di berikan kepala bagian

Ø  Sub Bagian Rumah Tangga mempunyai tugas :

a.       Melakukan urusan teknik , keamanan ,ketertiban , kebersihan dankeindahan lingkungan Gedung DPRD ,rumah dinas pimpinan DPRD dan Sekretariat DPRD

b.      Menyediakan pelayanan kesehatan bagi pimpinan dan Anggota DPRD dan pegawai Sekertariat DPRD

c.       Mengatur dan menyiapkan penggunaan kendaraan dinas untuk kegiatan Dinas Pimpinan dan anggota DPRD serta Sekertariat DPRD

d.      Mempersiapkan mengatur sarana dan prasarana pada acara rapat-rapat dan penerimaan tamu-tamu resmi DPRD serta Sekertariat DPRD

e.       Melaksanakan tugas tata tempat,tat upacara dan tata penghormatan pada acara Resmi  dan kenegaraan bagi Pimpinan dan Anggota DPRD serta Sekertariat DPRD

f.       Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian.

II. BAGIAN PERSIDANGAN

Bagian Persidangan mempunyai fungsi :

1.      Penyiapan rancangan jadwal kegiatan DPRD;

2.      Penyiapan  rapat-rapat yang diselenggarakan oleh DPRD;

3.      Penyiapan rencana kunjungan kerja DPRD;

4.      Penyusunan notulen /risalah rapat-rapat yang diadakan oleh DPRD ;

5.      Pelaksanaan kegiatan alat kelengkapan DPRD;

6.      Fasiliatasi pelayanan aspirasi masyarakat;

7.      Pelaksanaan tugas –tugas lain yang diberikan oleh sekertariat DPRD

*      Bagian Presidangan terdiri atas:

1.      Sub Bagian Rapat Dan Risalah

2.      Sub Bagian Perundang - undangan

3.      Sub Bagian Dokumentasi

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh Kepala Sub bagian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Bagian

Ø  Sub Bagian Rapat dan Risalah,mempunyai  tugas :

a.       Pembuatan dan penyusunan jadwal pelaksanaan rapat - rapat DPRD

b.      Pengumpulan dan pengolahan data sebagai sebagai bahan dalam rangka pelaksanaan rapat dan risalah

c.       Penyimpanan rapat - rapat dan risalah ysng diselenggarakan oleh DPRD

d.      Penyusunan laporan risalah rapat yang diselenggarakan oleh DPRD

e.       Penyimpanan sarana dan prasarana rapat dan risalah yang diselenggarakan oleh DPRD

f.       Pelaksanaan tugas dinas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Persidangan sesuai dengan tugas dan fungsinya

Ø  Sub Bagian Perundang- undangan, mempunyai tugas;

a.       Penyiapan bahan dan penyusunan rancangan keputusan DPRD dan keputusan Pimpinan DPRD

b.      Pelaksanaan pemantauan perkembangan hukum pada umumnya dan khususnya yang menyangkut tugas DPRD

c.       Pelaksanaan penelitian, pengumpulan dan pengolahan data hukum yang berhubungan dengan tugas DPRD

d.      Pelaksanaan penelaahan dan pengevaluasian Peraturan perundang - undangan dan produk - produk hukum lainnya

e.       Pengumpulan, penyusunan, pengelolaan dan penganalisian peraturan perundang-undangan yang berhubungan dengan tugas DPRD

f.       Pelaksanaan pengumpulan dan dokumentasi produk hukum yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas DPRD

g.      Pelaksanaan tugas dinas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Persidangan sesuai dengan tugas dan fungsinya

Ø  Sub Bagian Dokumentasi,mempunyai tugas :

a.       Penyiapan, penyusunan dan pengolahan dokumentasi produk hukum yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas DPRD

b.      Pelaksanaan dokumentasi kegiatan - kegiatan DPRD dalam bentuk audio-visual

c.       Pengumpulan bahan penerbit majalah, brosur atau buku tentang kegiatan DPRD

d.      Penyebarluasan dokumentasi sebagai bahan pemberitaan

e.       Penyiapan dan pendistribusian kebutuhan bahan - bahan bacaan berupa surat kabar dan majalah yang diperlukan oleh DPRD dan pengelolaan perpustakaan DPRD

f.       Penyiapan bahan atau naskah dalam rangka penyelenggaraan jumpa pers dan penyiapan bahan kerja sama timbal balik dengan pers dan instansi terkait

g.      Penyajian informasi dan hubungan masyarakat serta pengelolaan perpustakaan DPRD

h.      Pelaksanaan publikasi mengenai kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh DPRD

i.        Pelaksanaan tugas dinas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Persidangan sesuai dengan tugas dan fungsinya 

 

III. BAGIAN KEUANGAN

Bagian Keuangan mempunyai fungsi :

1.      Pelaksanaan pengelolahan Keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD termasuk pembayaran gaji dan tunjangan

2.      Pelaksanaan pengadministrasian dan pembukuan Keuangan

3.      Pelaksanaan penyusunan laporan pertanggung jawaban atas pelaksanaan pengelolahan keuangan

4.      Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris

*      Bagian keuangan terdiri atas

1.      Sub bagian Program dan Perencanaan Anggaran

2.      Sub bagian Penatausahaan Keuangan

3.      Sub bagian Pelaporan dan Efaluasi

Masing-masing sub bagian dipimpin oleh kepala sub bagian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada kepala bagian

Ø  Sub bagian Perencanaan Anggaran, mempunyai tugas :

a.       Mengumpulkan dan mengolah data anggaran

b.      Membantu penyusunan rencana anggaran DPRD dan Sekretariat DPRD

c.       Menyiapkan pelaksanaan anggaran

d.      Mengadakan penelitian anggaran

e.       Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala bagian

Ø  Sub bagian Penatausahaan Keuangan,  mempunyai tugas :

a.       Melakukan penyelesaian administrasi keuangan

b.      Melakukan pembayaran gaji dan tunjangan-tunjangan lain

c.       Melakukan tata pembukaan keuangan

d.      Melakuakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala bagian keuangan

Ø  Sub bagian Pelaporan dan Ferifikasi, mempunyai tugas :

a.       Melaksanakan kegiatan penelitian dan pengujian terhadap dokumen pengeluaran dan penerimaan

b.      Mengevaluasi pelaksanaan anggaran berdasarkan realisasi penerimaan maupun pengeluaran

c.       Meneliti dan mencatat semua transaksi keuangan

d.      Menyusun laporan keuangan

e.       Melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala bagian